Datenschutzerklärung (Plattform)

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung der Loyalista Plattform, insbesondere für:

• das Händlerportal (Vendor Portal)
• die Loyalista API
• Integrationen mit angebundenen Shopsystemen
• die Nutzung der bereitgestellten Support- und Dokumentationsangebote

Für die öffentliche Website unter loyalista.de gilt eine separate Datenschutzerklärung.

3. Hosting und Infrastruktur

Die Loyalista Plattform wird auf Servern von Amazon Web Services (AWS) betrieben.

Anbieter ist:

Die Datenverarbeitung erfolgt in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union, insbesondere in der AWS-Region eu-central-1 (Frankfurt am Main, Deutschland).

Zur Bereitstellung und Absicherung der Plattform werden technische Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Browserinformationen
• Betriebssystem
• aufgerufene Ressourcen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und stabilen IT-Infrastruktur.

Mit AWS wurden die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

4. Registrierung und Benutzerkonten

Zur Nutzung der Plattform ist die Registrierung eines Händlerkontos erforderlich.

Hierbei verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Vorname und Nachname
• Firmenname
• E-Mail-Adresse
• Passwort (ausschließlich in gehashter Form)
• Registrierungszeitpunkt
• Registrierungs-IP-Adresse

Im Rahmen der Vertragsdurchführung verarbeiten wir zusätzlich:

• Tarifinformationen
• Vertragsstatus
• Kündigungsstatus
• Rechnungsinformationen
• Einstellungen innerhalb der Plattform

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertragsverhältnisses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Login- und Sicherheitsprotokolle

Zur Gewährleistung der Sicherheit unserer Systeme protokollieren wir sicherheitsrelevante Ereignisse.

Hierzu gehören insbesondere:

• erfolgreiche Logins
• fehlgeschlagene Login-Versuche
• Passwort-Zurücksetzungen
• verwendete IP-Adressen
• Browser- und Geräteinformationen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Gewährleistung der IT-Sicherheit sowie der Erkennung und Verhinderung missbräuchlicher Nutzung.

6. Nutzung der Plattform

Bei der Nutzung der Plattform werden bestimmte Aktivitäten protokolliert, um die Nachvollziehbarkeit von Änderungen, die Fehleranalyse sowie die Unterstützung durch unseren Support zu ermöglichen.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Erstellung und Verwaltung von API-Zugängen
• Änderungen von Einstellungen
• Punktebuchungen
• Konfigurationsänderungen
• sonstige relevante Systemaktionen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. Nutzung der Loyalista API

Die Loyalista Plattform basiert auf einer API-First-Architektur.

Bei der Nutzung unserer API verarbeiten wir insbesondere:

• API-Schlüssel
• Authentifizierungsdaten (Hashes und Secrets)
• IP-Adressen
• Zeitstempel
• Request-Daten
• Fehlermeldungen und technische Protokolle

Die Verarbeitung erfolgt:

• gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen
• gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Sicherstellung der Systemsicherheit, Fehleranalyse und Missbrauchserkennung

8. Verarbeitung von Endkundendaten (Auftragsverarbeitung)

Im Rahmen der Nutzung von Loyalista können personenbezogene Daten Ihrer Endkunden verarbeitet werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Kunden-ID
• Bestellnummer
• Bestellwert
• Bonuspunkteinformationen
• Transaktionsdaten

In Bezug auf diese Daten handeln Sie als Händler als datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Die Loyalista GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und auf Ihre Weisung als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

{isEn ? 'A prerequisite for using the platform to process your end customers\' personal data is the conclusion of a data processing agreement (DPA).' : 'Voraussetzung für die Nutzung der Plattform zur Verarbeitung personenbezogener Daten Ihrer Endkunden ist der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV).'}

9. Integrationen mit Drittsystemen

Zur Anbindung externer Systeme stellen wir Integrationen und Schnittstellen zur Verfügung.

Hierzu gehören insbesondere Integrationen mit Shopsystemen wie:

• plentyONE

Wenn Sie eine Integration aktivieren, werden Daten zwischen Ihrem System und die Loyalista Plattform übertragen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung

Die Abwicklung kostenpflichtiger Abonnements erfolgt über Stripe.

Anbieter ist:

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• Rechnungsanschrift
• E-Mail-Adresse
• Zahlungsinformationen
• Zahlungsstatus

Zahlungsdaten werden direkt von Stripe verarbeitet. Wir erhalten keine vollständigen Kreditkarteninformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Rechnungs- und steuerrechtlich relevante Daten speichern wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

{isEn ? 'Further information can be found in Stripe\'s privacy policy.' : 'Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Stripe.'}

11. System-E-Mails

Zur Durchführung unserer vertraglichen Leistungen versenden wir System- und Benachrichtigungs-E-Mails.

Hierzu gehören insbesondere:

• Registrierungsbestätigungen
• Passwort-Zurücksetzungen
• Rechnungen
• sicherheitsrelevante Benachrichtigungen
• Vertragsinformationen

Der Versand erfolgt über:

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Marketingkommunikation

Sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben, informieren wir Sie per E-Mail über:

• neue Funktionen
• Produktneuigkeiten
• Veranstaltungen
• Angebote
• sonstige Informationen rund um Loyalista

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Eine Auswertung Ihres Öffnungs- oder Klickverhaltens erfolgt nicht.

13. Kundenservice und Helpdesk

Für die Bearbeitung von Supportanfragen sowie die Bereitstellung unserer Online-Dokumentation nutzen wir eine selbst gehostete Helpdesk-Lösung (Frappe).

Dieses System wird von uns gehostet auf Servern von:

Wenn Sie unseren Support kontaktieren oder unser Helpdesk nutzen, können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Unternehmen
• Kommunikationsinhalte
• Dateianhänge
• technische Verbindungsdaten und Session-Cookies
• Zeitpunkt der Anfrage

Die Verarbeitung erfolgt:

• zur Durchführung vertraglicher Leistungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
• auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem effizienten Kundenservice gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

14. Monitoring und Systemüberwachung

Zur Überwachung der Stabilität, Verfügbarkeit und Sicherheit unserer Systeme nutzen wir Amazon CloudWatch.

Hierbei können technische Betriebsdaten, Fehlerprotokolle und Leistungsmetriken verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

15. Cookies

Innerhalb des Händlerportals werden ausschließlich technisch notwendige Cookies eingesetzt.

Hierzu gehören insbesondere:

• Session-Cookie: Dient der Authentifizierung und Aufrechterhaltung Ihrer Sitzung.
• Sicherheits-Cookie (CSRF-Token): Dient dem Schutz vor unbefugten Anfragen und Angriffen.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Tracking- oder Marketing-Cookies werden innerhalb des Händlerportals nicht eingesetzt.

16. Externe Ressourcen

Zur Bereitstellung einzelner Funktionen und Ressourcen werden derzeit externe Inhalte eingebunden.

Hierzu gehören insbesondere:

• Google Fonts
• Stripe JS
• jsDelivr
• Cloudflare cdnjs
• Flaticon

Beim Abruf dieser Ressourcen wird technisch bedingt die IP-Adresse Ihres Browsers an den jeweiligen Anbieter übermittelt.

Die Nutzung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer sicheren, funktionalen und einheitlichen Darstellung unseres Systems.

17. Backups und Datensicherung

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit unserer Systeme fertigen wir regelmäßig verschlüsselte Backups an.

Die Backups werden automatisiert verwaltet und nach einem definierten Aufbewahrungs- und Löschkonzept bereinigt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

18. Datenempfänger

Innerhalb der Loyalista GmbH erhalten ausschließlich diejenigen Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Darüber hinaus setzen wir folgende Kategorien von Dienstleistern ein:

• Amazon Web Services (Hosting und Infrastruktur)
• Stripe Payments Europe Ltd. (Zahlungsabwicklung)
• Microsoft Ireland Operations Limited (E-Mail-Versand)

Mit allen eingesetzten Dienstleistern wurden die erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen abgeschlossen.

19. Datenübermittlung in Drittländer

Sofern personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO.

Soweit erforderlich, erfolgt die Absicherung insbesondere durch:

• Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission
• Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework
• EU-Standardvertragsklauseln

Nicht jede Nutzung der eingesetzten Dienste führt zwangsläufig zu einer Übermittlung in ein Drittland.

20. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

Insbesondere gelten folgende Fristen:

• Händlerkonto-Daten: Dauer des Vertragsverhältnisses zzgl. 6 Monate
• Rechnungsdaten: 10 Jahre
• Supportanfragen: 3 Jahre
• Server- und Sicherheitslogs: in der Regel 30 bis 90 Tage
• API-Protokolle: in der Regel 30 bis 90 Tage
• Audit- und EventLogs: in der Regel 90 bis 180 Tage

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

21. Ihre Rechte

Sie haben nach den gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

22. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Nutzerkonten der Loyalista Plattform und ergänzt die Datenschutzerklärung der öffentlichen Website.